Via een eenvoudig en efficiënt online aanmeldproces inzicht in de mogelijke opkomst en daadwerkelijke aanwezigheid

Haagsche Praat

Voor de deskundigheidsbevordering van professionals die werkzaam zijn bij GGD Haaglanden organiseert GGD Haaglanden regelmatig bijeenkomsten. Tijdens deze bijeenkomsten worden de actualiteiten & ontwikkelingen, nieuwe werkwijzen, vakinhoudelijke ontwikkelingen en samenwerking besproken.

Professionals die een bijeenkomst willen bijwonen moeten zich vooraf registreren. Hiervoor werd gebruik gemaakt van een online aanmeldformulier waarbij de verwerking volledig handmatig plaatsvond. Deze werkwijze was arbeidsintensief en voldeed niet aan de wensen van GGD Haaglanden. Gezien de prettige samenwerking voor de websites van de Gezondheidsmonitor en CSG heeft GGD Haaglanden aan Fenêtre gevraagd dit proces volledig te automatiseren.

Eisen

Eisen en oplossingen

Oplossingen

Voor de bijeenkomsten moet eenvoudig een uitnodiging verstuurd kunnen worden.

Vanzelfsprekend zijn de online formulieren ingericht in de huisstijl van GGD Haaglanden, kunnen ze eenvoudig door het (ver)slepen van vragen aangepast worden en zijn te gebruiken op zowel desktop, tablet en mobiel.

Professionals moeten direct kunnen aanmelden voor één of meerdere bijeenkomsten die in het aankomende kwartaal plaatsvinden.

Deelnemers ontvangen een persoonlijke link met de vraag tot definitieve bevestiging waarbij hun gegevens reeds zijn ingevuld. Professionals die zich niet hebben ingeschreven en op het laatste moment toch willen deelnemen kunnen zich alsnog aanmelden. Heel eenvoudig door een QR-code te scannen die naar het inschrijfformulier verwijst.

Het moet mogelijk zijn een kort voor de bijeenkomst een automatische herinnering te versturen.

GGD Haaglanden kan per bijeenkomst de presentielijst exporteren zodat de aanwezigen tijdens de bijeenkomst hun aanwezigheid direct kunnen bevestigen. Na de bijeenkomst ontvangen de deelnemers een certificaat en verwerkt GGD Haaglanden de aanwezigheid in Diamant. De deelnemers ontvangen automatisch een persoonlijke uitnodiging voor het invullen van een evaluatieformulier over de bijeenkomst waar ze aanwezig waren. Vanzelfsprekend zijn de online formulieren ingericht in de huisstijl van GGD Haaglanden, kunnen ze eenvoudig door het (ver)slepen van vragen aangepast worden en zijn te gebruiken op zowel desktop, tablet en mobiel.

Resultaat

  • Registratieproces verloopt overzichtelijk via één kanaal
  • Beter inzicht in aantal te verwachten deelnemers
  • Eenduidige vastlegging van daadwerkelijke deelnemers
  • Geautomatiseerd versturen van evaluaties
  • Tijdswinst in de administratieve werkzaamheden

Testimonials

De klant aan het woord

Auke ten Brink
Auke ten Brink
Coördinator Digitale Communicatie GGD Haaglanden
“Zeer tevreden over het flexibele formulieren systeem, ieder gewenst formulier zonder ICT kennis zelf samenstellen en live zetten, dat werkt!”

Een project laten ontwikkelen?

Neem vrijblijvend contact op om uw mogelijkheden te bespreken.

 

Bel ons

Stuur een e-mail

Nathanael)
;