Aanmeldproces Haagsche Praat voor GGD Haaglanden
GGD Haaglanden bewaakt, beschermt en bevordert de volksgezondheid in de gemeenten in de regio. GGD Haaglanden is de gezondheidsdienst voor alle inwoners van de gemeenten in de regio, ze kunnen terecht voor advies, preventie en behandeling. GGD Haaglanden is onderdeel van de sector Volksgezondheid en Zorg binnen de Dienst OCW van de gemeente Den Haag.
Via een eenvoudig en efficiënt online aanmeldproces inzicht in de mogelijke opkomst en daadwerkelijke aanwezigheid
Via een eenvoudig en efficiënt online aanmeldproces inzicht in de mogelijke opkomst en daadwerkelijke aanwezigheid
Voor de deskundigheidsbevordering van professionals die werkzaam zijn bij GGD Haaglanden organiseert GGD Haaglanden regelmatig bijeenkomsten. Tijdens deze bijeenkomsten worden de actualiteiten & ontwikkelingen, nieuwe werkwijzen, vakinhoudelijke ontwikkelingen en samenwerking besproken.
Professionals die een bijeenkomst willen bijwonen moeten zich vooraf registreren. Hiervoor werd gebruik gemaakt van een online aanmeldformulier waarbij de verwerking volledig handmatig plaatsvond. Deze werkwijze was arbeidsintensief en voldeed niet aan de wensen van GGD Haaglanden. Gezien de prettige samenwerking voor de websites van de Gezondheidsmonitor en CSG heeft GGD Haaglanden aan Fenêtre gevraagd dit proces volledig te automatiseren.
Met de door Fenêtre zelf ontwikkelde formulieren en workflow tool Diamond Forms, Flows & Docs is dit proces gedigitaliseerd.
Eisen
Eisen en oplossingen
Oplossingen
Controle over design en indeling van de aanmeldformulieren
Vanzelfsprekend zijn de online formulieren ingericht in de huisstijl van GGD Haaglanden, waar nodig kan het design nog verder worden aangepast. Formulieren kunnen eenvoudig door het (ver)slepen van vragen aangepast worden en zijn te gebruiken op zowel desktop, tablet en mobiel. Wijzigen is altijd mogelijk, ook als het formulier al live staat.
Eenvoudig uitnodigingen versturen én last minute aanmeldingen verwerken voor iedere bijeenkomst.
Deelnemers ontvangen een persoonlijke link met de vraag tot definitieve bevestiging waarbij hun gegevens reeds zijn ingevuld. Professionals die zich niet hebben ingeschreven en op het laatste moment toch willen deelnemen kunnen zich alsnog aanmelden. Heel eenvoudig door een QR-code te scannen die naar het inschrijfformulier verwijst.
Gemakkelijk aanmeldingen exporteren en certificaten versturen
GGD Haaglanden kan per bijeenkomst de presentielijst exporteren zodat de aanwezigen tijdens de bijeenkomst hun aanwezigheid direct kunnen bevestigen. Na de bijeenkomst ontvangen de deelnemers een certificaat en verwerkt GGD Haaglanden de aanwezigheid in Diamond. De deelnemers ontvangen automatisch een persoonlijke uitnodiging voor het invullen van een evaluatieformulier over de bijeenkomst waar ze aanwezig waren.
Resultaat
- Registratieproces verloopt overzichtelijk via één kanaal
- Beter inzicht in aantal te verwachten deelnemers
- Eenduidige vastlegging van daadwerkelijke deelnemers
- Geautomatiseerd versturen van evaluaties
- Tijdswinst in de administratieve werkzaamheden
Ook een project laten ontwikkelen?
Neem vrijblijvend contact op om uw mogelijkheden te bespreken.
