Visit our English page
Deel deze pagina
Via een eenvoudig en efficiënt online aanmeldproces

inzicht in de mogelijke opkomst en daadwerkelijke aanwezigheid

Klantvraag

GGD Haaglanden bewaakt, beschermt en bevordert de volksgezondheid in de gemeenten in de regio. GGD Haaglanden is de gezondheidsdienst voor alle inwoners van de gemeenten in de regio, ze kunnen terecht voor advies, preventie en behandeling. GGD Haaglanden is onderdeel van de sector Volksgezondheid en Zorg binnen de Dienst OCW van de gemeente Den Haag.

Voor de deskundigheidsbevordering van professionals die werkzaam zijn bij GGD Haaglanden organiseert GGD Haaglanden regelmatig bijeenkomsten. Tijdens deze bijeenkomsten worden de actualiteiten & ontwikkelingen, nieuwe werkwijzen, vakinhoudelijke ontwikkelingen en samenwerking besproken.

Professionals die een bijeenkomst willen bijwonen moeten zich vooraf registreren. Hiervoor werd gebruik gemaakt van een online aanmeldformulier waarbij de verwerking volledig handmatig plaatsvond. Deze werkwijze was arbeidsintensief en voldeed niet aan de wensen van GGD Haaglanden. Gezien de prettige samenwerking voor de websites van de Gezondheidsmonitor en CSG heeft GGD Haaglanden aan Fenêtre gevraagd dit proces volledig te automatiseren.

Schermvoorbeelden Haagsche Praat

Oplossing

Om een goed inzicht te krijgen in het gewenste proces en de eisen en wensen van de GGD Haaglanden is gestart met een korte analyse van de eisen en wensen.

  • Voor de bijeenkomsten moet eenvoudig een uitnodiging verstuurd kunnen worden.
  • Professionals moeten direct kunnen aanmelden voor één of meerdere bijeenkomsten die in het aankomende kwartaal plaatsvinden.
  • Het moet mogelijk zijn een kort voor de bijeenkomst een automatische herinnering te versturen.
  • De verwerking  van de aanmeldingen moet moet volledig automatisch verlopen.
  • De aanwezigheid van de deelnemers moet eenduidig registreert worden voor het toekennen van accreditatiepunten.

In overleg met met GGD Haaglanden is gekozen voor het Diamant formulieren systeem. Via verschillende gekoppelde formulieren is één proces ingericht. Er is een centraal aanmeldformulier voor alle bijeenkomsten en daarnaast afzonderlijke formulieren per bijeenkomst enkele dagen vooraf. Deelnemers ontvangen een persoonlijke link met de vraag tot definitieve bevestiging waarbij hun gegevens reeds zijn ingevuld. Professionals die zich niet hebben ingeschreven en op het laatste moment toch willen deelnemen kunnen zich alsnog aanmelden. Heel eenvoudig door een QR-code te scannen die naar het inschrijfformulier verwijst.

GGD Haaglanden kan per bijeenkomst de presentielijst exporteren zodat de aanwezigen tijdens de bijeenkomst aanwezigheid direct kunnen bevestigen. Na de bijeenkomst ontvangen de deelnemers een certificaat en verwerkt GGD Haaglanden de aanwezigheid in Diamant. De  deelnemers ontvangen automatisch een persoonlijke uitnodiging voor het invullen van een evaluatieformulier over de bijeenkomst waar ze aanwezig waren.

Vanzelfsprekend zijn de online formulieren ingericht in de huisstijl van GGD Haaglanden, kunnen ze eenvoudig door het (ver)slepen van vragen aangepast worden en zijn te gebruiken op zowel desktop, tablet en mobiel.

Resultaat

  • Registratieproces verloopt overzichtelijk via één kanaal
  • Beter inzicht in aantal te verwachten deelnemers
  • Eenduidige vastlegging van daadwerkelijke deelnemers
  • Geautomatiseerd versturen van evaluaties
  • Tijdswinst in de administratieve werkzaamheden
"Zeer tevreden over het flexibele formulieren systeem, ieder gewenst formulier zonder ICT kennis zelf samenstellen en live zetten, dat werkt!"
GGD Haaglanden
Auke ten Brink
Coördinator Digitale Communicatie
Auke-ten-Brink.png

Meer informatie over ons werk?

Ik help u graag verder!

nathanael.buwalda@ fenetre.nl

Bel of stuur een WhatsApp

06 28 23 42 95
Contactinformatie Fenêtre >
Nathanael
top