Visit our English page
Deel deze pagina
Fenêtre spreekt nu ook UBL

facturen automatisch verwerkt in uw administratie

Klantvraag

Fenêtre online solutions realiseert voor tal van organisaties in diverse branches professionele online oplossingen. Om de projectvoortgang van de grote verscheidenheid aan projecten effectief te laten verlopen en het gemak voor zowel klanten als eigen medewerkers te optimaliseren heeft Fenêtre in de afgelopen jaren haar eigen projectadministratie systeem OPAL ontwikkeld. Een van de onderdelen van OPAL is facturatie.

Alle facturen worden via OPAL direct gegenereerd en via een PDF bijlage via e-mail naar de verschillende klanten verstuurd. Een van onze klanten heeft de wens uitgesproken om de facturen in UBL formaat te mogen ontvangen.

Oplossing

UBL is de afkorting van Universal Business Language, de wereldwijde standaard taal in XML voor e-facturatie. Factureren via UBL scheelt tijd en vermindert de kans op fouten. In plaats van het overtikken van de gegevens door de financiële administratie of het scannen en via OCR herkennen van de facturen, kunnen deze zonder tussenkomst van menselijke handelingen in de administratie worden ingeboekt. Deze relatief nieuwe facturatievorm wordt actief gestimuleerd door de Nederlandse overheid. Kortom UBL is bedoeld om bedrijfsprocessen direct elektronisch op elkaar aan te laten sluiten.

In overleg met de klant is Fenêtre op zoek gegaan naar een uniforme manier om UBL facturen direct uit de eigen OPAL projectadministratie te kunnen genereren. Daarbij rekening houdend met verplichte gegevens voor het verwerken van de UBL zoals het KvK en BTW nummer. Gekozen is om de nieuwste UBL 2.1 standaard te hanteren.

Voordat wijzigingen in OPAL zijn doorgevoerd is de nieuwe UBL factuur uitgebreid getest binnen het boekhoudplatform Yuki dat door de klant wordt gebruikt. Vervolgens zijn de extra gegevens én de nieuwe optie voor de UBL facturen toegevoegd aan OPAL. Dit is generiek gemaakt zodat ook andere boekhoudpakketten de UBL kunnen verwerken.

Daarmee is deze oplossing direct beschikbaar voor álle klanten van Fenêtre. Tijdens de facturatie kan vanuit de projectadministratie automatisch een e-mail met PDF en UBL factuur klaargezet worden. Indien gewenst kunnen de factuurregels direct gekoppeld worden aan eigen grootboekrekeningen. Deze gegevens worden eenmalig toegevoegd in OPAL zodat de gegevens kunnen worden meegestuurd in de UBL factuur.

Resultaat

  • 100% automatische herkenning van de factuur
  • Tijd besparen op het inboeken
  • Minder kans op fouten bij het inboeken
  • Sneller betalingen ontvangen van klanten
  • Direct een actuele boekhouding
  • Generieke oplossing, klant specifiek inrichten mogelijk

OPAL UBL

Meer informatie over ons werk?

Ik help u graag verder!

nathanael.buwalda@ fenetre.nl

Bel of stuur een WhatsApp

06 28 23 42 95
Contactinformatie Fenêtre >
Nathanael
top