Relatieportal en online UBO registratieformulier voor Allianz
Allianz, wereldleider in verzekeringen en financiële dienstverlening, dient van ongeveer 15.000 relaties een ingevuld UBO formulier te ontvangen zodat zij deze kunnen verwerken in het Sanctieplatform.
Als een persoon meer dan 25% belang heeft in een VOF, BV en NV dan is hij/zij verplicht volgens de wet zich te registreren in het UBO-register.
Als een persoon meer dan 25% belang heeft in een VOF, BV en NV dan is hij/zij verplicht volgens de wet zich te registreren in het UBO-register.
Om tegen te gaan dat criminelen zoals terroristen, geld kunnen witwassen of zich schuilhouden achter een andere naam, zijn organisaties wettelijk verplicht de identiteit van de UBO’s vast te stellen. Hiermee kan worden nagegaan welk natuurlijk persoon, uiteindelijk de belanghebbende is van een rechtspersoon.
Aangezien Allianz niet van iedere relatie een e-mail adres heeft en dit proces met zo min mogelijk handmatige handelingen wil uitvoeren, is aan Fenêtre gevraagd om het proces van het uitvragen van de UBO gegevens via een meertalig online formulier te verzorgen.
Eisen
Eisen en oplossingen
Oplossingen
Het online UBO formulier beschikbaar stellen voor relaties
UBO formulier, ontwikkeld met Diamond Forms, Flows & Docs, wordt via een URL beschikbaar gesteld aan de relaties van Allianz. Zij ontvangen een brief met URL, relatienummer en het, via de portal gecreëerde, wachtwoord.
Om het invullen door de relaties zo makkelijk mogelijk te maken zijn de geïmporteerde relatiegegevens zo veel mogelijk vooraf ingevuld. In de UBO verklaring kunnen de gegevens opgegeven worden van alle belanghebbenden. Het formulier zelf is beschikbaar in het Nederlands en Engels en kan digitaal ondertekend worden. Met de ondertekening wordt beloofd dat de relatie eventuele wijzigingen doorgeeft.
Een online portal voor medewerkers van Allianz
De online portal, ontwikkeld met het Silicon low code platform, is enkel toegankelijk voor medewerkers van Allianz. Naast het maken en beheren van de gebruikers kan Allianz hier de Excel-bestanden met de relatiegegevens importeren. Deze gegevens worden versleuteld bewaard. Tijdens het importeren wordt direct per relatie een uniek wachtwoord gecreëerd.
Wanneer tijdens het invullen van de UBO gegevens de relatiegegevens worden aangevuld of gewijzigd, wordt dit zichtbaar in de portal. Hierop kan gefilterd worden en deze kunnen apart geëxporteerd worden. Op deze manier kan Allianz meteen ook haar eigen systemen actualiseren.
Koppeling met het sanctieplatform
Het online UBO registratie formulier wordt door Allianz gebruikt ter aanvulling op het Sanctieplatform. Ingevulde formulieren kunnen door Allianz eenvoudig geautomatiseerd verwerkt worden in het Sanctieplatform.
Resultaat
- Online UBO formulier voor relaties met persoonlijk wachtwoord
- Meertalige formulieren en gegevens uitlezen
- Online portal voor medewerkers van Allianz, met versleutelde gegevensopslag
- Formulier is vooraf zo veel mogelijk automatisch ingevuld en digitaal te ondertekenen
Ook een project laten ontwikkelen?
Neem vrijblijvend contact op om uw mogelijkheden te bespreken.
