Als een persoon meer dan 25% belang heeft in een VOF, BV en NV dan is hij/zij verplicht volgens de wet zich te registreren in het UBO-register. 

Om tegen te gaan dat criminelen zoals terroristen, geld kunnen wiswassen of zich schuilhouden achter een andere naam, zijn organisaties wettelijk verplicht de identiteit van de UBO’s vast te stellen. Hiermee kan worden nagegaan welk natuurlijk persoon, uiteindelijk de belanghebbende is van een rechtspersoon.

Aangezien Allianz niet van iedere relatie een e-mail adres heeft en dit proces met zo min mogelijk handmatige handelingen wil uitvoeren, is aan Fenêtre gevraagd om het proces van het uitvragen van de UBO gegevens via een meertalig online formulier te verzorgen.

OnderwijsAdvies

Eisen

Eisen en oplossingen

Oplossingen

Het online UBO formulier beschikbaar stellen voor relaties

UBO formulier, ontwikkeld met Diamond Online Forms, wordt via een URL beschikbaar gesteld aan de relaties van Allianz. Zij ontvangen een brief met URL, relatienummer en het, via de portal gecreëerde, wachtwoord.

Om het invullen door de relaties zo makkelijk mogelijk te maken zijn de geïmporteerde relatiegegevens zo veel mogelijk vooraf ingevuld. In de UBO verklaring kunnen de gegevens opgegeven worden van alle belanghebbenden. Het formulier zelf is beschikbaar in het Nederlands en Engels en kan digitaal ondertekend worden. Met de ondertekening wordt beloofd dat de relatie eventuele wijzigingen doorgeeft.

Een online portal voor medewerkers van Allianz

De online portal, ontwikkeld met het Silicon low code platform, is enkel toegankelijk voor medewerkers van Allianz. Naast het maken en beheren van de gebruikers kan Allianz hier de Excel-bestanden met de relatiegegevens importeren. Deze gegevens worden versleuteld bewaard. Tijdens het importeren wordt direct per relatie een uniek wachtwoord gecreëerd.

Wanneer tijdens het invullen van de UBO gegevens de relatiegegevens worden aangevuld of gewijzigd, wordt dit zichtbaar in de portal. Hierop kan gefilterd worden en deze kunnen apart geëxporteerd worden. Op deze manier kan Allianz meteen ook haar eigen systemen actualiseren.

Koppeling met het sanctieplatform

Het online UBO registratie formulier wordt door Allianz gebruikt ter aanvulling op het Sanctieplatform. Ingevulde formulieren kunnen door Allianz eenvoudig geautomatiseerd verwerkt worden in het Sanctieplatform.

Resultaat

  • Online UBO formulier voor relaties met persoonlijk wachtwoord
  • Meertalige formulieren en gegevens uitlezen
  • Online portal voor medewerkers van Allianz, met versleutelde gegevensopslag
  • Formulier is vooraf zo veel mogelijk automatisch ingevuld en digitaal te ondertekenen

Testimonials

De klant aan het woord

Corien Geerars
Corien Geerars
Manager Services Operations Underwriting P&C Allianz
“Met de hulp van Fenêtre hebben we in korte tijd met Allianz een inhaalslag kunnen maken van papieren mailing naar digitale upload.”

Een project laten ontwikkelen?

Neem vrijblijvend contact op om uw mogelijkheden te bespreken.

 

Bel ons

Stuur een e-mail

Nathanael)
;