Deel deze pagina
Online alle UBO's in kaart brengen

veilig, flexibel en digitaal ondertekend

Klantvraag

Allianz, wereldleider in verzekeringen en financiële dienstverlening, dient van ongeveer 15.000 relaties een ingevuld UBO formulier te ontvangen zodat zij deze kunnen verwerken in het Sanctieplatform.

WAT IS EEN UBO?

Als een persoon meer dan 25% belang heeft in een VOF, BV en NV dan is hij/zij verplicht volgens de wet zich te registreren in het UBO-register. Om tegen te gaan dat criminelen zoals terroristen, geld kunnen wiswassen of zich schuilhouden achter een andere naam, zijn organisaties wettelijk verplicht de identiteit van de UBO’s vast te stellen. Hiermee kan worden nagegaan welk natuurlijk persoon, uiteindelijk de belanghebbende is van een rechtspersoon.

Aangezien Allianz niet van iedere relatie een e-mail adres heeft en dit proces met zo min mogelijk handmatige handelingen wil uitvoeren, is aan Fenêtre gevraagd om het proces van het uitvragen van de UBO gegevens via een meertalig online formulier te verzorgen.

Allianz

Oplossing

Voor Allianz ontwikkelden we zowel een online portal als een online formulier dat verstuurd kan worden naar haar relaties voor het ontvangen van de UBO gegevens. Tijdens de kick-off zijn met alle betrokkenen binnen Allianz de functionaliteiten gedetailleerd uitgewerkt en is de planning besproken. Vervolgens is gestart met het ontwikkeltraject.

De online portal

De online portal, ontwikkeld met het Silicon Agile software platform, is enkel toegankelijk voor medewerkers van Allianz. Naast het maken en beheren van de gebruikers kan Allianz hier de Excel-bestanden met de relatiegegevens importeren. Deze gegevens worden versleuteld bewaard. Tijdens het importeren wordt direct per relatie een uniek wachtwoord gecreëerd.

Wanneer tijdens het invullen van de UBO gegevens de relatiegegevens worden aangevuld of gewijzigd, wordt dit zichtbaar in de portal. Hierop kan gefilterd worden en deze kunnen apart geëxporteerd worden. Op deze manier kan Allianz meteen ook haar eigen systemen actualiseren.

Het online UBO formulier

UBO formulier, ontwikkeld met het Diamant formulieren systeem, wordt via een URL beschikbaar gesteld aan de relaties van Allianz. Zij ontvangen een brief met URL, relatienummer en het, via de portal gecreëerde, wachtwoord.

Om het invullen door de relaties zo makkelijk mogelijk te maken zijn de geïmporteerde relatiegegevens zo veel mogelijk vooraf ingevuld. In de UBO verklaring kunnen de gegevens opgegeven worden van alle belanghebbenden. Het formulier zelf is beschikbaar in het Nederlands en Engels en kan digitaal ondertekend worden. Met de ondertekening wordt beloofd dat de relatie eventuele wijzigingen doorgeeft.

Koppeling met het Sanctiepl@tform

Het online UBO registratie formulier wordt door Allianz gebruikt ter aanvulling op het Sanctieplatform. Ingevulde formulieren kunnen door Allianz eenvoudig geautomatiseerd verwerkt worden in het Sanctieplatform.

"Met de hulp van Fenêtre hebben we in korte tijd met Allianz look een inhaalslag kunnen maken van papieren mailing naar digitale upload"
Allianz
Corien Geerars
Manager Services Operations Underwriting P&C
Allianz - Corien Geerars.png

Resultaat

  • De mogelijkheid online de noodzakelijke informatie uit te vragen
  • Snel en efficiënt verwerken van gegevens in plaats van handmatig overnemen
  • Zelf de controle over alle relatiegegevens
  • Eenvoudige stap van een offline naar online klantproces
  • Veilige communicatie in de eigen huisstijl
  • Makkelijk eigen gegevens muteren en digitaal ondertekenen

Meer informatie over ons werk?

Ik help u graag verder!

nathanael.buwalda@ fenetre.nl

Bel of stuur een WhatsApp

06 28 23 42 95
Contactinformatie Fenêtre >
Nathanael
top