Integrale projectadministratie voor Fenêtre

Het hart van projectadministraties software OPAL is een centrale database waarop verschillende applicaties aangesloten zijn. Van alle klanten, projecten, medewerkers, urenregistratie en facturatie is zowel de historische als de actuele (lopende) informatie beschikbaar.

Bij het starten van een nieuw project wordt, na het aanmaken van dat project in de centrale database, met één handeling een projectsite in SharePoint aangemaakt waar zaken worden bijgehouden zoals taken, planning, documentatie en meldingen en versiebeheer. Voor de gekoppelde medewerkers worden de juiste werksoorten opengezet om uren te registreren.

Klanten krijgen ook toegang tot deze projectsite. Daar kunnen alle betrokkenen documenten delen, meldingen doorgeven en de actuele projectplanning inzien.

Medewerkers werken veelal voor verschillende klanten aan verschillende projecten tegelijkertijd. Om dit zo makkelijk mogelijk te maken zijn voor hen twee Outlook plug-ins ontwikkeld:

• Vanuit e-mail kan direct een melding gemaakt worden in SharePoint.
• Vanuit de agenda kunnen direct uren geboekt worden en gekoppeld worden aan een melding. 

Facturatie
Facturatie van de projecten loopt via OPAL. Aangezien alle gemaakte afspraken én de projectgegevens beschikbaar zijn, kan dit proces grotendeels automatisch verlopen. Na het selecteren van de juiste periode worden de facturen direct aangemaakt en e-mails met de pro forma factuur in de bijlage verzendklaar klaargezet. Gericht aan de juiste klant. Met een factuur die klopt.

Management informatie
Ook aan het management is gedacht. Binnen OPAL is een helder management dashboard waarin bijvoorbeeld het urenverloop en de uitputting per project visueel wordt weergegeven. En in de planningstool kan van project tot op medewerker niveau in één oogopslag gezien worden wat de voortgang van de projecten is.

Voor het dagelijks beheer is het in OPAL mogelijk alles wat klanten en medewerkers nodig hebben voor een project te registreren en bij te houden. Van objecten (laptops, PCs, schermen) tot licenties (software, hosting, certificaten).

Natuurlijk zijn er nog toekomstwensen voor potentiële uitbreidingen. Momenteel wordt gewerkt aan de verdere ontwikkeling van een geïntegreerd scrumboard en aan het vernieuwen van de app voor de urenadministratie.